QuickBooks Online vs QuickBooks Desktop vs Excel এদের মধ্যে যেটি আপনার ব্যবহার করা উচিত ।

যখন আমাদের আর্থিক ব্যবস্থাপনা এবং ব্যবসার খরচের ট্র্যাক রাখার ব্যাপার সামনে আসে, তখন আমাদের সামনে বিকল্প হিসেবে থাকে ৩টি সফটওয়্যার যথা:- QuickBooks Online, QuickBooks Desktop এবং Excel । এই সফটওয়্যারগুলো প্রত্যেকটির নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে, তাই আপনার প্রয়োজনের উপর ভিত্তি করে এদের মধ্যে থেকে সঠিক যেটি সেটি বেছে নেওয়া উচিত।

QuickBooks Online এর সুবিধা:-

• QuickBooks Online হল একটি ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার যা বিস্তৃত বৈশিষ্ট্য এবং যেকোনো সময় যেকোনো স্থান থেকে আপনার আর্থিক ডেটা অ্যাক্সেস দেওয়ার সুবিধা প্রদান করে থাকে ।

• QuickBooks অনলাইনের মাধ্যমে, আপনি চাইলে আয় এবং খরচ চেক করতে পারবেন, চালান তৈরি করতে পারবেন, ইনভেন্টরি পরিচালনা করতে পারবেন, আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করতে পারবেন এবং এমনকি রিয়েল-টাইমে আপনার অ্যাকাউন্টেন্টি বুককিপারের সাথে শেয়ার করতে পারবেন । এছাডাও এটি তৃতীয় পক্ষের যেকোনো সফটওয়্যারের সাথেও কাজ করতে অনুমতি প্রদান করে, যেটি আপনাকে আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়াগুলিকে আরো সহজ করে দিবে।

QuickBooks Desktop এর সুবিধা:-

QuickBooks ডেস্কটপ, অন্যদিকে, এটি স্থায়ী ভাবে ইনস্টল করা সফ্টওয়্যার যেটি আরও কিছু গুরুত্বপূর্ন সুবিধা অফার করে থাকে এবং আরও জটিল অ্যাকাউন্টিং কাজের ক্ষেত্রে কাজে লাগে, সাথে বড় ব্যবসায়ের কাজের জন্য অত্যন্ত উপযুক্ত।

যদি QuickBooks ডেস্কটপ ব্যবহার করেন , আপনি আরও ভালোভাবে ইনভেন্টরি ট্র্যাকিং করতে পারবেন, আপনার মতো রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন এবং আপনার ডেটার উপর আরও বেশি নিয়ন্ত্রণ থাকবে।

QuickBooks ডেস্কটপ হচ্ছে একটি অত্যন্ত শক্তিশালী অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার যেটির অনেক সুবিধা বিদ্যমান যেগুলো ব্যবসায়িকদের দক্ষতার সাথে তাদের আর্থিক পরিচালনা করতে, খরচ ট্র্যাক করতে এবং বিস্তারিত প্রতিবেদন তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে।

QuickBooks ডেস্কটপের একটি উল্লেখযোগ্য সুবিধা হল এর শক্তিশালী ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা ক্ষমতা।

বর্তমানে আমাদের ব্যবসাতে কত পণ্য আছে এটা জানা ব্যবসায়ের জন্য অপরিহার্য যেগুলি সরাসরি পণ্যগুলির লেনদেনের ক্ষেত্রে কাজে লাগে এবং তাদের স্টকের স্তর, খরচ এবং বিক্রয়ের উপর নজর রাখতে সাহায্য করে ৷

“QuickBooks ডেস্কটপের ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট” এই সফটওয়্যারের কিছু মূল বৈশিষ্ট্য নিয়ে আলোচনা করছি:

১. আইটেম ট্র্যাকিং: QuickBooks ডেস্কটপ এটি আপনাকে বিভিন্ন ধরণের ইনভেন্টরির আইটেম তৈরি এবং ট্র্যাক করার সুবিধা দেয়, যেমন পণ্য, সমাবেশ এবং পরিষেবা।

আপনি চাইলে Unique SKU নম্বর যুক্ত করতে পারবেন , হাতে থাকা পণ্যগুলো ট্র্যাক করতে পারবেন এবং আপনার স্টক শেষ হয়ে যাওয়ার আগেই পুনরায় অর্ডার পয়েন্ট সেট করতে পারবেন ।

২. খরচ বের করা: QuickBooks ডেস্কটপের মাধ্যমে, আপনি সঠিকভাবে ইনভেন্টরি আইটেমগুলির খরচ বের করতে পারবেন । এখানে বেশ কিছু পদ্ধতি রয়েছে( যেমন :-গড় খরচ, FIFO (ফার্স্ট ইন, ফার্স্ট আউট) বা নির্দিষ্ট খরচ পদ্ধতি) এইগুলো মধ্যে আপনার যেটি মনচাই সেটি নির্বাচন করতে পারবেন, যা আপনাকে ইনভেন্টরি মূল্যায়নের ক্ষেত্রে আরও বাড়তি সুবিধা ও নিয়ন্ত্রণ দিয়ে থাকে ।

৩. পন্য ক্রয়ের আদেশ: “QuickBooks ডেস্কটপ” এটি আপনার সরবরাহকারীদের জন্য ক্রয় আদেশ তৈরি করার ক্ষেত্রে এবং অর্ডার (ক্রয় আদেশ) চেক করতে সাহায্য করে।

এটি ক্রয় প্রক্রিয়াকে চলমান রাখতে সাহায্য করে এবং নিশ্চিত করে যে আপনি যথাযথ এবং সঠিক পরিমাণে আইটেম পাবেন।

৪. বিক্রয় আদেশ: আপনি গ্রাহকের অর্ডার ট্র্যাক রাখতে এবং আগের অর্ডার পরিচালনা করতে QuickBooks ডেস্কটপে সাহায্য করে । এই সুবিধাগুলো ব্যবহোরকারিকে অবিলম্বে এবং দক্ষতার সাথে গ্রাহকের অর্ডার পূরণ করতে সহায়তা করে।

৫. সমাবেশ আইটেম: QuickBooks ডেস্কটপ আপনাকে সমাবেশ আইটেম তৈরি করার সুযোগ দেয় , যা অন্যান্য ইনভেন্টরি আইটেম থেকে তৈরি করা হয়। এই বৈশিষ্ট্যটি সাধারণত ঐ সব ব্যবসার জন্য উপযোগী যারা শুধুমাত্র পণ্য তৈরি বা একত্রিত করে। আপনার ব্যবহৃত উপাদান, কম্বিনেশন খরচ, এবং সর্বশেষ প্রস্তুতকৃত পণ্য ট্র্যাক করতে পারেন.

৬. সামঞ্জস্য এবং স্থানান্তর: “QuickBooks ডেস্কটপ ইনভেন্টরি” আপনার রেকর্ডগুলো সামঞ্জস্য করে থাকে , যেমন রাইট-অফ, চুরি,লুণ্ঠন, বা ক্ষতিগ্রস্থ আইটেম। এইভাবে আপনি গুদামের পণ্যগুলোতে সামঞ্জস্য করতে পারবেন।

৭.প্রতিবেদন এবং বিশ্লেষণ: QuickBooks ডেস্কটপ বিভিন্ন ইনভেন্টরি রিপোর্ট করে যা বিক্রয় প্রবণতা, স্টক স্তর, লাভজনকতা এবং আরও অনেক কিছুর সুবিধা প্রদান করে। আপনি ইনভেন্টরি মূল্যয়ন, কতটুক পন্য স্টকে আছে এবং ওইসব আইটেম দিয়ে বিক্রয় রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন।

৮.বারকোড স্ক্যানিং: QuickBooks ডেস্কটপ বারকোড স্ক্যানিং সুবিধা প্রদান করে, যা ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টকে আরও দক্ষ এবং কার্যকর করে তোলে।

আপনি পন্য পাওয়ার প্রক্রিয়া, অর্ডারের জন্য আইটেম বাছাই বা সরাসরি ইনভেন্টরি গণনা পরিচালনা জন্য বারকোড স্ক্যানার ব্যবহার করতে পারবেন।

৯.থার্ড-পার্টি অ্যাপের সাথে ইন্টিগ্রেশন: QuickBooks ডেস্কটপ তৃতীয় পক্ষের ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার বা পয়েন্ট-অফ-সেল (POS) সিস্টেমের সাথে সমন্বয় সাধন করতে পারে, যা আরও ভালো ভাবে ইনভেন্টরি কন্ট্রোল এবং অটোমেশনের সাহায্য করে ।

এক্সেল সম্পর্কে আলোচনা: 

এক্সেল হল একটি স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম যা অ্যাকাউন্টিং এবং আর্থিক ব্যব্থাপনা ক্ষেত্রে ব্যবহার করা হয় । যদিও এক্সেল একটি বহুমুখী টুল , মূলত এটিতে QuickBooks এর বৈশিষ্ট্য এবং অটোমেশন ক্ষমতার অভাব রয়েছে। এটির জন্য ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি এবং গণনার প্রয়োজন, এটিতে জটিল আর্থিক কাজগুলি পরিচালনা করা জটিল ।

.

কোন বিকল্পটি গ্রহণ করা উচিত?

কোন বিকল্পটি আপনার জন্য সর্বোত্তম তা নির্ধারণে আপনাকে সাহায্য করার জন্য এখানে কিছু মূল বিবেচনা রয়েছে:

 1. পরিমাপযোগ্যতা: আপনি যদি ভবিষ্যতে আপনার ব্যবসার বৃদ্ধির প্রত্যাশা করেন, QuickBooks Online বা QuickBooks ডেস্কটপ আরও ভাল বিকল্প হতে পারে কারণ এটিতে প্রচুর পরিমাণে ডেটা এবং আরও জটিল অ্যাকাউন্টিং কাজগুলো পরিচালনা করতে পারবেন৷

2. অ্যাক্সেসযোগ্যতা: একাধিক ডিভাইস বা যেকোনো অবস্থান থেকে আপনার আর্থিক ডেটা অ্যাক্সেস করার প্রয়োজন হলে, QuickBooks অনলাইন আদর্শ , কারণ এটি ইন্টারনেট সংযোগ সহ যেকোনো ডিভাইসে কাজ করার নমনীয়তা প্রদান করে। অন্যদিকে, QuickBooks ডেস্কটপের জন্য আপনাকে কম্পিউটারে থাকতে হবে যেখানে এটি ইনস্টল করা আছে।

3. ব্যবসায়ের-নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা: QuickBooks ডেস্কটপ বিভিন্ন ব্যবসার চাহিদা অনুযায়ী শিল্প-নির্দিষ্ট সুবিধা অফার করে, যেমন ঠিকাদার, অলাভজনক এবং খুচরা। যদি আপনার ব্যবসা একটি নির্দিষ্ট নিচের মধ্যে পড়ে তবে এটি আপনার জন্য একটি সিদ্ধান্তকারী ফ্যাক্টর হতে পারে।

4. খরচ: QuickBooks অনলাইন হল মাসিক ফি সহ একটি সাবস্ক্রিপশন-ভিত্তিক পরিষেবা, যখন QuickBooks ডেস্কটপ হল ঐচ্ছিক বার্ষিক আপগ্রেড সহ একটি এককালীন ক্রয়৷ এক্সেল, অন্যদিকে, মাইক্রোসফ্ট অফিস স্যুটের অংশ হিসাবে এককালীন কেনাকাটা। আপনার বাজেট এবং প্রতিটি বিকল্পের সাথে যুক্ত দীর্ঘমেয়াদী খরচ বিবেচনা করে গ্রহণ করবেন।

5. ইন্টিগ্রেশন: আপনি যদি অন্যান্য ব্যবসায়িক সিস্টেম বা তৃতীয়-পক্ষের অ্যাপ্লিকেশনের উপর নির্ভর করেন, তাহলে যাচাই করুন যে তারা আপনার বেছে নেওয়া অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের সাথে নির্বিঘ্নে একত্রিত হয় কিনা। QuickBooks অনলাইনে বিস্তৃত একীকরণ উপলব্ধ রয়েছে, যখন বিকল্পগুলি QuickBooks ডেস্কটপের সাথে আরও সীমিত হতে পারে।

এটা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে QuickBooks অনলাইন এবং QuickBooks ডেস্কটপ উভয়ই একটি বিনামূল্যে ট্রায়াল অফার করে, যাতে আপনি সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে তাদের পরীক্ষা করতে পারেন।

 উপরন্তু, আপনার ব্যবসার জন্য কোন বিকল্পটি সর্বোত্তম তা সম্পর্কে ধারণা পেতে আপনি সর্বদা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা বুককিপারের সাথে পরামর্শ করতে পারেন।

উপসংহারে, QuickBooks অনলাইন ছোট থেকে মাঝারি আকারের ব্যবসার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত , যখন QuickBooks ডেস্কটপ বড় ব্যবসার জন্য আদর্শ। এক্সেল একটি আরও মৌলিক বিকল্প যা খুব ছোট ব্যবসার জন্য কাজ করতে পারে, কিন্তু এতে QuickBooks সফ্টওয়্যারের অটোমেশন এবং ডেডিকেটেড বৈশিষ্ট্যের অভাব রয়েছে।

আপনার ব্যবসার নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তাগুলি মূল্যায়ন করুন এবং একটি জ্ঞাত সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য স্কেলেবিলিটি, অ্যাক্সেসিবিলিটি, শিল্প-নির্দিষ্ট প্রয়োজন, খরচ এবং ইন্টিগ্রেশন ক্ষমতা বিবেচনা করে সিদ্বান্ত গ্রহন করুণ যে কোনটি আপনার জন্য উচিত।